Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels

Il nous arrive de recevoir et conserver des renseignements personnels concernant notamment nos employés, nos contacts professionnels, nos investisseurs et les représentants de nos courtiers, en vue :
• de satisfaire aux exigences légales ;
• de gérer et de développer nos activités ;
• de concevoir de nouveaux services ou produits et d'améliorer des services ou produits existants ;
• d'établir des relations.

En ce qui concerne nos employés, les renseignements personnels servent aussi à :
• gérer les programmes de rémunération, d'avantages sociaux et de placement ;
• faire le suivi des évaluations de rendement et des questions liées au travail ;
• nous aider à faire face à des besoins particuliers ou à des incapacités particulières.

Consentement

Nous ne communiquons aucun renseignement personnel confidentiel à des tiers, sauf si la loi l'exige et dans les cas prévus par la présente politique. Des renseignements personnels peuvent être communiqués à nos fournisseurs de services uniquement aux fins d'exécution de missions contractuelles. Dans ce cas, nous nous assurons que nos fournisseurs de services acceptent de ne pas utiliser ni communiquer ces renseignements, sauf sur demande de notre part et aux seules fins prévues par notre politique. Sentry Select Société financière et le Groupe Ressources NCE peuvent également partager des renseignements personnels avec leurs sociétés associées, uniquement à des fins de développement de produits ou de marketing.

Mesures de sécurité liées à la protection des renseignements personnels

Nous mettons en œuvre des politiques, des procédures et des contrôles de sécurité afin de protéger contre la perte ou le vol les renseignements personnels que nous recevons. Nous avons mis en place des mesures de protection pour empêcher l'accès non autorisé à ces renseignements, sur support papier ou électronique, ainsi que leur communication, leur copie, leur utilisation et leur modification sans autorisation.

Ces mesures de protection et ces contrôles incluent notamment :
• Contrôle de sécurité de l'accès aux données
• Contrôle physique d'accès au site
• Sécurité du réseau
• Protection antivirus et système de détection d'intrusion
• Sauvegarde régulière des données informatisées
• Contrôle d'accès des utilisateurs à distance
• Contrôle d'accès logique

Nous testons régulièrement et mettons à jour, le cas échéant, nos mesures de protection et nos contrôles.

Nous exigeons de tous nos employés, agents et fournisseurs de services autorisés qu'ils protègent la confidentialité des renseignements personnels. L'accès à des renseignements personnels est réservé aux employés, agents et fournisseurs de services autorisés qui en ont besoin pour faire leur travail.

Politique de conservation et de destruction des fichiers

• Les renseignements concernant les employés seront détruits conformément aux lois et règlements en la matière.
• Il n'existe aucun délai obligatoire pour la destruction des fichiers concernant les représentants de nos courtiers ou nos contacts professionnels en raison de la nature continue de nos relations avec eux.
• Les renseignements concernant les investisseurs seront conservés à des fins fiscales ou légales et seront détruits conformément aux lois et règlements en la matière.
• Il n'existe aucun délai obligatoire pour la destruction des fichiers de renseignements personnels concernant les inscrits.
• Les renseignements personnels concernant les personnes ayant effectué un placement dans des sociétés que nous ne gérons plus ne seront conservés qu'aussi longtemps que la loi l'exige.

Accès aux renseignements personnels et exactitude de ceux-ci

Sauf dans les quelques cas où la loi s'y oppose, l'accès aux renseignements personnels que nous détenons peut être demandé. L'exactitude et l'exhaustivité des renseignements personnels peuvent être contestées. Nous répondrons à toute demande ou contestation de cette nature dans un délai de 30 jours.

Traitement des plaintes

Les plaintes liées à la confidentialité peuvent être déposées auprès de notre agent responsable de la protection de la confidentialité :

Par courriel à : privacy@sentryselect.com ;
Par téléphone au : 1-888-246-6656 ;

Par courrier à l'adresse suivante :

Sentry Select Société financière
The Exchange Tower
130 King Street West
Suite 2850
Toronto, ON M5X 1A4
À l'attention de : Agent responsable de la protection de la confidentialité

Si vous communiquez avec nous, nous vous expliquerons notre procédure de traitement des plaintes et nous examinerons toute plainte. Si une plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures appropriées pour régulariser la situation.

Modifications à la présente politique de confidentialité

Nous effectuerons des mises à jour de la présente politique pour tenir compte de l'évolution de la Société, de vos commentaires ou de modifications apportées à la législation sur la protection de la vie privée. Il est important que vous consultiez périodiquement la présente politique de confidentialité en visitant notre site Internet à www.sentryselect.com